TAHAPAN PENERAPAN SNI/ISO 9001-SMM PADA USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)

LATAR BELAKANG

Implementasi dan pengembangan Standar Nasional Indonesia (SNI) secara konsisten untuk :

• Untuk kesehatan, keamanan, keselamatan dan pelestarian lingkungan hidup,
• Mendorong daya saing produk nasional dalam rangka penguasaan pasar domestik dan memasuki pasar internasional,
• Untuk persaingan usaha yang sehat,
• Peningkatan efisiensi serta kinerja industri,
• Serta kepuasan pelanggan dengan melindungi pasar domestik dari barang-barang berstandar rendah.

Perumusan SNI berlandaskan hukum pada UU no 20 Tahun 2014 tentang Standarisasi dan Penilaian Kesesuaian. SNI dirumuskan oleh Komite Teknis dan ditetapkan oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN).

Penerapan SNI pada dasarnya bersifat sukarela (volunteer). Namun untuk keperluan melindungi kepentingan umum, keamanan negara, perkembangan ekonomi nasional dan pelestarian lingkungan, pemerintah dapat saja memberlakukan SNI tertentu secara wajib. Pemberlakuan SNI-Wajib dilakukan secara berhati-hati oleh pemerintah. Pemberlakuan SNI Wajib akan dilakukan melalui penerbitan regulasi teknis oleh instansi pemerintah yang memiliki kewenangan untuk meregulasi kegiatan dan peredaran produk (regulator).

Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai SNI/ISO 9001 merupakan prasyarat bagi perusahaan yang hendak memperoleh sertifikat SNI. Artinya perusahaan tidak akan lolos sertifikasi SNI walaupun telah memenuhi spesifikasi produk dan standar pengujian SNI sepanjang belum menerapkan SMM SNI/ISO 9001 di lingkungan perusahaannya.

APA ALASAN (MANFAAT) IMPLEMENTASI/SERTIFIKASI SNI TERHADAP PRODUK DAN SMM PADA UKM ?

Dari berbagai standar SNI yang telah diterbitkan, standar yang berkaitan dengan UKM a.l.

• SNI Produk tentang ketentuan/persyaratan untuk sertifikasi produk tertentu, dan
• SNI/ISO 9001 tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Tanpa pelanggan yang puas, sebuah perusahaan (UKM) dalam bahaya!

Agar pelanggan puas, perusahaan (UKM) perlu memenuhi persyaratan mereka (pasar/pelanggan).

Standar SNI/ISO 9001 menyediakan kerangka kerja yang telah dicoba dan diuji (a tried and tested framework) untuk mengambil pendekatan sistematis dalam mengelola proses bisnis sehingga secara konsisten menghasilkan produk/jasa yang memenuhi harapan pelanggan.

Secara umum alasan (manfaat) menerapkan baik SNI-Produk maupun SNI-SMM adalah memiliki dan memelihara kualitas dan daya saing yang tinggi baik di pasar domestik dan internasional untuk kepuasan pelanggan, yakni  a.l:

• Menjaga produk atau jasa yang berkualitas secara konsisten
• Meningkatkan kepercayaan masyarakat
• Meningkatkan daya jual produk atau jasa
• Memenuhi pra-syarat suatu tender/biding untuk suplai produk/jasa
• Memudahkan go internasional

LINGKUP 

Pada artikel ini, penulis akan menjelaskan sekilas tentang “Bagaimana tahapan implementasi & sertifikasi standar SNI/ISO 9001 – persyaratan Sistem Manajemen Mutu pada UKM?”

APA ITU SNI/ISO 9001?

SNI/ISO 9001 adalah seri standar ISO nomer 9001 tentang Quality Management System – Requirements yang diadopsi oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) dari International Organization for Standardization (ISO).

Apa itu ISO 9001? ISO 9001 adalah standar yang memberikan persyaratan untuk sebuah sistem manajemen mutu.

DEFINISI USAHA KECIL & USAHA MENENGAH

Kategori Usaha mengacu pada UU No. 20 Tahun 2008 tentang UKM, masing-masing kategori memiliki batasan sendiri-sendiri, sebagai berikut:

Usaha Kecil
Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, dilakukan orang perorangan/badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan/bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar dengan kriteria:
a. Rp 50 juta < Aset ≤ Rp. 500 juta.
b. Rp 300 juta < Omset ≤ Rp. 2,5 miliyar.

Usaha Menengah
Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, dilakukan orang perorangan/badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan/bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian langsung maupun tidak langsung dari
usaha menengah atau usaha besar dengan kriteria:
a. Rp 500 juta < Aset ≤ Rp. 2,5 miliyar.
b. Rp 2,5 miliar < Omset ≤ Rp. 50 miliyar.

Adapun definisi mengenai UKM dengan kriteria berdasarkan kuantitas tenaga kerja oleh Badan Pusat Statistik (BPS) sbb:

• Industri kecil dengan pekerja 5 hingga 19 orang.
• Industri menengah dengan pekerja 20 hingga 99 orang.

TAHAPAN PENERAPAN SNI/ISO 9001 PADA UKM

1. TAHAP PERSIAPAN (INITIATION):
   • Penetapan keputusan, komitmen dan budget oleh pimpinan / manajemen puncak
   • Pembentukan tim Sistem Manajemen Mutu (SMM)
   • Pelatihan (sosialisasi) kesadaran mutu dan pengenalan SNI / ISO 9001
   • Initial Review/Gap Assessment/Gap Analysis
2. TAHAP DOKUMENTASI (DESIGN & DEVELOPMENT)
   • Risk Management,
   • Identifikasi Proses Bisnis / Desain SMM
   • Identifikasi Kebutuhan Dokumentasi SMM
   • Penyusunan/Pengembangan Dokumentasi SMM meliputi Visi, Misi, Quality Policy, Quality Objectives/Targets, Pedoman Mutu/Manual, prosedur (SOP), instruksi kerja/WI, formulir (form)
   • Pengendalian Dokumen, Data, Rekaman Mutu dan Arsip
3. TAHAP IMPLEMENTASI (IMPLEMENTATION):
   • Sosialisasi & Pelatihan Implementasi SMM (Quality Policy, Pedoman Mutu, SOP, dsb)
   • Penerapan SMM oleh seluruh personil di seluruh fungsi/unit kerja sesuai lingkup SMM secara konsisten minimal 3 bulan
   • Survey kepuasan pelanggan
4. TAHAP PRA-SERTIFIKASI (PRE-CERTIFICATION)
   • Pelatihan Tim Internal Auditor
   • Pelaksanaan Audit Internal keseluruhan sistem dan Tindakan Korektif
   • Tinjauan Manajemen
5. TAHAP SERTIFIKASI (CERTIFICATION)
   • Meminta quotation (penawaran) dan memilih lembaga sertifikasi,
   • Mengajukan sertifikasi ke lembaga sertifikasi SMM yang diakreditasi KAN
   • External Audit untuk Sertifikasi & Penutupan temuan
   • Penerbitan Sertifikat SNI/ISO 9001
6. TAHAP PEMELIHARAAN (CONTINUE IMPROVEMENT FOR BUSINESS SUSTAIN)
   • melakukan peningkatan secara terus menerus misal sesuai siklus PDCA, simple, faster, better)

PENUTUP

Salah satu cara terpenting untuk mewujudkan visi misi perusahaan (UKM) adalah dengan kesadaran mutu, mengintegrasikan dan menerapkan prinsip-prinsip mutu di semua fase siklus usaha.

Seperti diketahui bahwa Keselamatan, Mutu, Waktu Penyampaian, Biaya Anggaran, Efektivitas dan Efisiensi akan dapat ditingkatkan dengan bekerja secara sistematis mematuhi prosedur formal di perusahaan, karena akan menghindarkan dan meminimalkan dampak risiko usaha serta terwujudnya mutu produk/jasa yang konsisten agar bisnis berkesinambungan.

Untuk mencapai hal tersebut di atas, semua proses penting terkait dalam rangka realisasi produk /jasa pada UKM seharusnya dirancang dan dikembangkan untuk memenuhi Persyaratan SNI/ISO SMM 9001.

REFERENSI

1. ISO 9001, https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html
2. SISTEM MANAJEMEN MUTU – SNI/ISO 9001:2008 – PENERAPAN PADA USAHA KECIL DAN MENENGAH, Oleh Badan Standardisasi Nasional, Copyright @ BSN 2013