Photo by Fancycrave.com on Pexels.com
Latar Belakang:
Dewasa ini sektor jasa mengalami peningkatan yang dramatis yang dikenal sebagai “great leap forward” atau kemajuan yang luar biasa dalam dunia jasa (Ratnasari dan Aksa, 2011:1). Peningkatan ini menuntut industri jasa agar menerapkan standar internasional sebagai bukti bahwa perusahaan mampu menghasilkan jasa yang berkualitas. Penggunaan standar tersebut juga dapat membantu perusahaan meningkatkan daya saingnya.
Untuk mendapatkan manfaat dari penerapan QMS ISO 9001, adalah sangat penting memahami konsep Pemikiran Berbasis Risiko pada QMS SNI/ISO 9001:2015 … Read More >>>
Tujuan:
- Menjelaskan konsep Pemikiran Berbasis Risiko pada QMS SNI/ISO 9001:2015
Outline:
- Mengapa Pemikiran Berbasis Risiko?
- Apa yang dimaksud konsep Pemikiran Berbasis Risiko?
- Apa Klausul dalam SNI/ISO 9001:2015 berkenaan Risiko & Peluang?
- Integrasi antara Pemikiran Berbasis Risiko, Manajemen Mutu dan Pendekatan Proses?
- Apa yang Harus Dilakukan?
Terms/Definition:
- SMM – Sistem Manajemen Mutu
- QMS – Quality Management System
Referensi:
SNI/ISO 9001:2015 Sistem manajemen mutu – Persyaratan, berkenaan Risiko & Peluang:
- Pendahuluan – penjelasan konsep berpikir berbasis risiko
- Klausul 4 – organisasi harus menentukan proses-proses SMM-nya dan menangani risiko dan peluangnya
- Klausul 5 – manajemen puncak harus :
- Memajukan kesadaran mengenai berpikir berbasis risiko
- Menentukan dan menangani risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk /jasa
- Klausul 6 – organisasi harus mengidentifikasi risiko dan peluang menyangkut kinerja SMM dan mengambil tindakan yang sesuai untuk menanganinya
- Klausul 7 – organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan
- Klausul 8 – organisasi harus mengelola proses-proses operasionalnya
- Klausul 9 – organisasi harus memantau, mengukur, menganalisa dan mengevaluasi efektifitas dari tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang
- Klausul 10 – organisasi harus mengoreksi, mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan dan memperbaiki SMM dan meng-update risiko dan peluang
Mengapa menerapkan Pemikiran Berbasis Risiko?
- memperbaiki tata kelola
- membangun budaya proaktif terhadap perbaikan
- membantu penaatan
- memastikan konsistensi mutu produk dan jasa
- meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan
Apa yang dimaksud Konsep Pemikiran Berbasis Risiko?
- Pemikiran berbasis risiko memastikan bahwa risiko dipertimbangkan dari awal sampai akhir
- Pemikiran berbasis risiko menjadikan tindakan pencegahan bagian dari perencanaan strategis dan operasional
Apa yang Dimaksud Risiko?
Risiko adalah kemungkinan peristiwa atau aktivitas yang menghalangi pencapaian sasaran strategis dan operasional suatu Organisasi.
“Risiko adalah kemungkinan adanya kejadian yang ditimbulkan oleh ketidakpastian di masa datang dan dapat menimbulkan dampak positif (opportunity) maupun dampak negatif (risk) dalam mencapai tujuan perusahaan” .
Risiko dapat didefinisikan dengan dua parameter:
- Keparahan: Ini adalah Keseriusan dari bahaya
- Peluang: Ini adalah Peluang bahaya akan terjadi
Penilaian Risiko dapat dilakukan secara:
- Kuantitatif
- Kualitatif
Catatan Risiko / Risk Register ?
Catatan risiko sangat penting karena berisi catatan mengenai risiko yang teridentifikasi, besarnya, dan tindakan yang harus diambil.
Dapat berupa dokumen yang sederhana, spreadsheet, atau sistem database, tetapi format yang paling efektif adalah yang berupa tabel.
Tabel menyajikan banyak sekali informasi hanya dalam beberapa halaman.
Bagaimana integrasi antara Manajemen Mutu, Pemikiran Berbasis Risiko dan Pendekatan Proses ?
Salah satu perubahan penting pada edisi baru standar manajemen mutu ISO 9001:2015 Quality management systems — Requirements adalah standar ini menerapkan pendekatan proses (process approach), yang menggabungkan siklus “Rencana – Lakukan – Periksa – Tindaki” (PDCA) dan “pemikiran berbasis risiko” (risk-based thinking, RBT).
- Pendekatan proses membantu organisasi untuk merencanakan proses dan interaksinya.
- Siklus PDCA membantu organisasi untuk memastikan bahwa proses yang dikelola dengan sumber daya yang memadai dan peluang untuk peningkatan ditentukan dan dilaksanakan.
- Pemikiran berbasis risiko membantu organisasi untuk menentukan faktor yang dapat menyebabkan proses dan sistem manajemen mutunya menyimpang dari hasil yang direncanakan, menempatkan pengendalian pencegahan untuk mengurangi dampak negatif dan memaksimalkan penggunaan peluang yang timbul (lihat klausul A.4)
Pendekatan proses melibatkan definisi sistematik dan pengelolaan proses, serta interaksinya, agar supaya hasil yang diinginkan tercapai sesuai dengan kebijakan mutu dan arahan stratejik dari organisasi. Proses dan sistem manajemen sebagai keseluruhan dapat dicapai dengan menggunakan siklus PDCA dengan fokus keseluruhan pada pemikiran berbasis risiko yang ditujukan untuk mengambil keuntungan dari peluang dan mencegah hasil yang tidak diinginkan.
ISO 9001:2015 mencantumkan persyaratan bagi organisasi untuk memahami konteksnya (Klausul 4.1) dan menentukan risiko sebagai dasar perencanaan (Klausul 6.1). Hal ini menunjukkan penerapan konsep Pemikiran Berbasis Risiko dalam perencanaan dan penerapan proses QMS (Klausul 4.4) serta akan membantu menentukan cakupan informasi terdokumentasi (documented information).
Penerapan Pemikiran Berbasis Risiko di dalam ISO 9001:2015 memungkinkan penghematan di dalam persyaratan preskriptif yang digantikan dengan persyaratan berbasis kinerja. Ini menimbulkan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan ISO 9001:2008 dalam hal persyaratan proses, informasi terdokumentasi, serta tanggung jawab organisasi.
Walaupun Klausul 6.1 menyebutkan bahwa organisasi harus merencanakan kegiatan untuk menangani risiko, tidak ada persyaratan untuk metode formal bagi manajemen risiko atau proses manajemen risiko yang terdokumentasi. Organisasi dapat memutuskan untuk akan atau tidak akan mengembangkan metodologi manajemen risiko yang lebih ekstensif daripada yang dipersyaratkan pada ISO 9001:2015, misalnya melalui penerapan suatu pedoman atau standar manajemen risiko seperti ISO 31000:2009.
Tidak semua proses pada QMS memiliki tingkat risiko yang sama dalam kaitannya dengan kemampuan organisasi untuk mencapai sasaran. Dampak ketidakpastian pun tidak sama terhadap semua organisasi. Sesuai dengan Klausul 6.1, organisasi bertanggung jawab terhadap penerapan Pemikiran Berbasis Risiko serta tindakan yang diambil untuk menangani risiko, termasuk keputusan untuk menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti tindakan terhadap risiko.
Apa yang Harus Dilakukan?
- Identifikasi apa risiko anda – tergantung pada konteks organisasi
- Gunakan pemikiran berbasis risiko untuk menentukan prioritas cara anda mengelola proses-proses anda
- ISO 9001:2015 tidak membutuhkan manajemen risiko yang formal
- ISO 31000 Manajemen risiko — Prinsip dan pedoman merupakan rujukan yang bermanfaat (namun tidak wajib)
- Analisis dan tentukan prioritas risiko anda
- apa yang dapat diterima?
- apa yang tidak dapat diterima?
- Rencanakan tindakan untuk menangani risiko
- bagaimana saya dapat menghindari atau menghilangkan risiko ?
- bagaimana saya dapat mengurangi risiko ?
- Implementasikan rencana – ambil tindakan
- Periksa efektifitas tindakan – berhasil?
- Belajar dari pengalaman – perbaikan terus-menerus
Referensi/Read More :
- https://www.linkedin.com/pulse/pemikiran-berbasis-risiko-pada-iso-90012015-ivan-lanin/, dibaca 3-Apr-2019 14:01pm
- Handout / Referensi_Training ISO 9001-2015_Risk Based Thingking_290916, Pertamina Hulu Energi WMO, 2016.
- Risk Base Thinking pada ISO 9001:2015, https://sysindokonsultan.com/jasa-konsultan-iso/risk-base-thinking-pada-iso-90012015 , dibaca 3-Apr-2019 16:46pm
- Artikel “IMPLEMENTASI RISK BASED THINKING DALAM ISO 9001:2015 UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU IPB”, http://hendra.staff.ipb.ac.id/files/2015/03/Risk-Based-Thinking-ISO-9001-2015-di-IPB_Mhd-Hendra-WIbowo_P056163373.22EK_MPPT-SB-IPB_26-08-2016.pdf, dibaca 3-Apr-2019 16:51pm